Pytania i odpowiedzi, wyjaśnienia do Zaproszenia

Kraków, dnia 21.10.2020r.

Do wszystkich wykonawców

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych, na wyłonienie Wykonawcy na świadczenie usług pocztowych w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek dla Uniwersytetu Jagiellońskiego.     

PYTANIA I ODPOWIEDZI,

WYJAŚNIENIA DO ZAPROSZENIA

 Szanowni Państwo,

Informujemy, iż Zamawiający przedstawia poniżej treść pytań i udzielonych odpowiedzi, wyjaśnień do treści Zaproszenia, w postępowaniu prowadzonym na wyżej opisany zakres przedmiotowy:

Pytanie 1:

Czy Zamawiający dopuszcza świadczenie usług w takiej formie, w której Wykonawca po odebraniu przesyłek od Zamawiającego następnie nada je u innego operatora pocztowego w imieniu i na rzecz Zamawiającego? 

Czy we wskazanym przypadku Zamawiający będzie wymagał przedłożenia wraz z ofertą, umowy o współpracę między składającym ofertę Wykonawcą, a innym operatorem lub udokumentowania zawarcia takiej umowy w inny sposób i ewentualnie jaki?

Odpowiedź 1:

Tak, pod warunkiem, że oznaczenia Zamawiającego i Adresata będą czytelne i widoczne (nie będą zakryte). Weryfikacja będzie dokonywana na podstawie oświadczenia Wykonawcy, iż ma on podpisane umowy o współpracy.

Pytanie 2:

W Opisie Przedmiotu Zamówienia (pkt 3 ppkt 3 lit. a) Zamawiający przewidział określone wymogi dla placówek pocztowych, zlokalizowanych na terenie miasta Krakowa. Wykonawca wnosi o wyjaśnienie, czy i w jaki sposób i na jakim etapie Zamawiający dokona szczegółowej oceny placówek pocztowych wykonawcy w kontekście wymagań określonych w SIWZ i czy ewentualne uchybienia co do placówek pocztowych wskazanych w wymaganym wykazie, będą podstawą, np. do odmowy podpisania umowy?

Odpowiedź 2:

Zamawiający wskazał że wymaga tylko po jednej placówce pocztowej w dzielnicach w których zlokalizowane są jednostki UJ. Godziny otwarcia są standardowymi godzinami w jakich pracują tego typu punkty usługowe. Weryfikacja na podstawie oświadczenia Wykonawcy, które może zostać zweryfikowane przez Zamawiającego.

Pytanie 3:

Wykonawca informuje, iż dysponuje placówkami pocztowymi zgodnie z wymogami opisanymi w Zaproszeniu przez Zamawiającego. Niemniej jednak uwzględniając okres 24 miesięcznego kontraktu oraz obowiązujący na terenie kraju stan epidemii, wynikający z zapobiegania, przeciwdziałania i zwalczania COVID-19 uprzejmie informujemy, iż wykonawca stoi w obliczu konieczności dostosowywania funkcjonowania sieci placówek pocztowych do aktualnej/szczególnej sytuacji. Spółka w ramach bieżącej działalności podejmuje wszelkie rozwiązania, w granicach obowiązującego prawa, mające zapewnić wypełnienie obowiązków kontraktowych. Dlatego też w przypadkach, spowodowanych zagrożeniem epidemiologicznym (niezależnych od Spółki) mogą wystąpić sytuacje, skutkujące ograniczeniem dostępności do niektórych placówek pocztowych. Biorąc pod uwagę powyższe czy w zaistniałej sytuacji (przeciwdziałania rozprzestrzeniania się COVID -19) Zamawiający uzna za spełnione warunki dotyczące placówek pocztowych w przypadku konieczności dostosowania ich funkcjonowania do zmieniającej się dynamicznie sytuacji na terenie kraju?

Odpowiedź 3:

Tak, wyłącznie w związku z zaistnieniem zjawiska siły wyższej, tj. nagłego, zewnętrznego, nieprzewidywalnego oraz niezależnego od Stron umowy zdarzenia, jakim jest epidemia wirusa SARS-CoV-2 wywołującego zachorowanie na COVID-19, powodującego poważne zagrożenie dla życia i zdrowia ludzi.

Pytanie 4:

W przypadku ogłoszeniem stanu zagrożenia epidemicznego, wykonawca wdraża  procedury uwzględniające zalecenia i dyspozycje organów administracji rządowej, w tym w szczególności Głównego Inspektora Sanitarnego (GIS) i innych służb odpowiedzialnych za bezpieczeństwo publiczne. Procedury te mają na celu m. in. bezkontaktowe świadczenie usług, zapewniające bezpieczeństwo pracownikom i odbiorcom przy dostawie przesyłek, w tym bezpośrednio pod adresem. Oprócz tradycyjnej formy doręczenia, wszystkie przesyłki listowe rejestrowane, paczkowe i kurierskie (z zastrzeżeniem przesyłek z dokumentami zwrotnymi) wykonawca wydaje adresatom bez pokwitowania, po uprzednim okazaniu przez odbiorcę z bezpiecznej odległości dokumentu tożsamości np. dowodu osobistego, paszportu, prawa jazdy. W celu pokwitowania odbioru doręczający spisuje 4 ostatnie cyfry numeru weryfikowanego dokumentu.

Wykonawca podkreśla fakt wypełniania wszelkich zaleceń i dyspozycji Ministerstwa Zdrowia oraz Głównego Inspektora Sanitarnego, dotyczących profilaktyki minimalizującej ryzyko zakażenia się koronawirusem SARS-CoV-2. W przypadku pojawienia się nowych zaleceń i wytycznych rekomendowanych przez GIS, czy poszczególne Inspekcje Sanitarne, są one wdrażane bez zbędnej zwłoki.

W związku z tym, uwzględniając że wdrażane procedury nie mają wpływu na ostateczny efekt w postaci zrealizowania usług, które są przedmiotem niniejszego postępowania, czy Zamawiający zaakceptuje potencjalnie wprowadzone w przyszłości – na podstawie aktualizowanych zaleceń organów administracji rządowej – specjalne zasady dotyczące sposobu świadczenia usług, mające na celu ochronę pracowników wykonawcy przed niebezpieczeństwem zarażenia koronawirusem SARS-CoV-2 i chorobą Covid-19?

Odpowiedź 4:

Zamawiający dopuszcza ww.

Pytanie 5:

W §  1 ust. 9 wzoru umowy Zamawiający zawarł następujący zapis: „Wykonawca zobowiązuje się, że osoby wykonujące czynności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia będą zatrudnione przez Wykonawcę i/lub Podwykonawcę jako jego pracownicy w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz. U. 2020 poz. 1320 ze zm.), na odpowiednim do rodzaju ich pracy stanowisku, co najmniej przez okres realizacji niniejszej umowy”.

Wykonawca informuje, iż warunek postawiony przez Zamawiającego jest nadmierny  gdyż żaden z wykonawców funkcjonujących na rynku usług pocztowych nie jest w stanie go spełnić, a tym samym zapewnić, przy obejmującym zasięgiem cały kraj zamówieniu, iż w realizacji zamówienia udział brać będą jedynie pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę.

W konsekwencji, opisując przedmiot zamówienia, w tym również obowiązek wynikający z art. 29 ust. 3a ustawy Pzp, Zamawiający nie może w sposób nieuzasadniony specyfiką przedmiotu zamówienia oraz swoimi obiektywnymi potrzebami ograniczać kręgu potencjalnych wykonawców, mogących ubiegać się  o udzielenie zamówienia publicznego, a tym samym uniemożliwić złożenie oferty. Określenie przez Zamawiającego wymogu zatrudnienia wszystkich osób wykonujących czynności w zakresie objętym przedmiotem zamówienia na podstawie umowy o pracę, w postępowaniu niemożliwego do dotrzymania warunku, przy uwzględnieniu specyfiki przedmiotu zamówienia oraz obowiązujących na danym rynku reguł związanych z realizacją tego typu zamówień, może w sposób bezpośredni prowadzić do naruszenia zasady uczciwej konkurencji i tym samym do naruszenia powyższych norm prawnych.

W związku z powyższym wykonawca wnosi o rewizję stanowiska i zmianę zapisów w następujący sposób:

„Zamawiający wymaga zatrudnienia co najmniej np. 98% osób na podstawie umowy o pracę przez wykonawcę lub podwykonawców, pracowników zajmujących się realizacją przedmiotu umowy”.

Odpowiedź 5:

Zamawiający zauważa, iż: „Obowiązek określenia w opisie przedmiotu zamówienia wymagań zatrudnienia na podstawie umowy o pracę jest wyrazem woli ustawodawcy zagwarantowania przestrzegania prawa pracy przy realizacji zamówień publicznych i zerwania z praktyką zawierania umów cywilnoprawnych w sytuacji, gdy jest to nieuzasadnione charakterem stosunku. Przyzwalanie na taką praktykę, tj. uznawanie niepracowniczego statusu pracownika oznacza, że wykonując pracę uzyskuje on mniej korzystny status prawny (np. ze względu brak prawa do urlopu, brak ochrony wynagrodzenia, odpowiedzialność odszkodowawczą, niezaliczanie okresu pracy do stażu pracy, brak prawa do odzieży ochronnej itd.), podczas gdy zatrudniający ponosi mniejsze koszty, uzyskując te same korzyści co z pracy pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę (podobnie w wyroku Sądu Najwyższego z 17 maja 2016 r., sygn. I PK 139/15)”. „Celem art. 29 ust. 3a ustawy było nałożenie na zamawiający obowiązku oceny, czy czynności, które będą na jego rzecz wykonywanie w ramach realizacji zamówienia publicznego, powinny być wykonywane w ramach stosunku zatrudnienia na umowę o pracę, a które takiego charakteru nie mają i z ich specyfiki wynika, że będą świadczone w oparciu o umowy cywilnoprawne jak np. zlecenie, umowa o dzieło, czy kontrakt menedżerski. Jeśli na zamówienie publiczne składają się czynności, których realizacja odpowiada stosunkowi pracy, wówczas zamawiający ma obowiązek wskazać je w opisie przedmiotu zamówienia oraz wyegzekwować od wykonawcy, aby w ramach ich świadczenia zatrudniał on pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy”. W art. 22 § 1 k.p. określono, że przez nawiązanie stosunku pracy pracownik zobowiązuje się do wykonywania pracy określonego rodzaju na rzecz pracodawcy i pod jego kierownictwem oraz w miejscu i czasie wyznaczonym przez pracodawcę, a pracodawca – do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. Na podstawie piśmiennictwa można wymienić następujące cechy właściwe dla stosunku pracy: 1) pracownikiem jest osoba fizyczna, która zobowiązuje się do pracy w zamian za wynagrodzenie; 2) przedmiotem umowy ze strony pracownika jest wykonywanie pracy, przy czym nie jest on obciążony ryzykiem realizacji zobowiązania; 3) pracownik obowiązany jest świadczyć pracę osobiście, będąc w realizacji zobowiązania podporządkowany pracodawcy” (Ewa Wiktorowska [w:] Irena Skubiszak – Kalinowska oraz Ewa Wiktorowska, „Prawo zamówień publicznych. Komentarz aktualizowany”, Lex 2019 r., teza nr 3 komentarza do art. 29). Jednocześnie Zamawiający wyjaśnia, iż: „Analiza orzecznictwa sądowego dotyczącego art. 22 KP prowadzi do wniosku, że dla oceny obowiązku nawiązania stosunku pracy za szczególnie istotne uznaje się wykonywanie pracy pod kierownictwem pracodawcy – czyli pracownicze podporządkowanie pracownika pracodawcy (zwane także zasadą podporządkowania organizacyjnego). Jak stwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 22.4.2015 r., II PK 153/145: „podporządkowanie pracownika kierownictwu pracodawcy, w procesie świadczenia pracy, stanowi swoistą linię demarkacyjną, pozwalającą na wyróżnienie elementu konstrukcyjnego stosunku pracy” (Włodzimierz Dzierżanowski, „Wymóg zatrudnienia pracowniczego przy realizacji zamówienia publicznego” [w:] „Prawo zamówień publicznych” nr 1/2017, str. 31). Małgorzata Gersdorf słusznie zauważyła, ze: „Praca świadczona w ramach stosunku pracy pod kierownictwem ma polegać nie tylko na kierownictwie podmiotu zatrudniającego w zakresie pracy, lecz także na zależności pracownika od pracodawcy w dwóch sferach dodatkowych, a mianowicie w sferze wyznaczania miejsca świadczenia pracy oraz czasu pracy. Miejsce świadczenia pracy ma zostać oznaczone w umowie o pracę (por. uwagi do art. 29), natomiast ustalanie rozkładów czasu pracy obowiązujących w zakładzie pracy określane jest w regulaminie pracy lub układzie zbiorowym pracy. Uczestniczą w tym zatem związki zawodowe. W art. 22 chodzi jednak raczej o ustalenie szczegółowych harmonogramów pracy dla konkretnego pracownika, nie zaś o generalne ustalenie, jakiego rodzaju systemy czasu pracy stosowane są u pracodawcy i w jakim z systemów pracownik pracuje. Pracodawca ma zatem prawo ustalania dla pracownika tych harmonogramów i prawo weryfikacji pracy pracownika także z tego punktu widzenia” (Małgorzata Gersdorf [w:] Małgorzata Gersdorf, Michał Raczkowski oraz Krzysztof Rączka, „Kodeks pracy. Komentarz”, LexisNexis 2014 r., teza nr 7 komentarza do art. 22). Ponadto postulat Wykonawcy, aby wymóg zatrudnienia w ramach stosunku pracy osób wykonujących na rzecz Zamawiającego określone w § 1 ust. 22 wzoru umowy czynności ograniczyć do 98%, jest chybiony mając na uwadze orzecznictwo Krajowej Izby Odwoławczej. Zamawiający przywołuje wyrzeczenie Krajowej Izby Odwoławczej zawarte w wyroku o sygn. akt KIO 411/18 z dnia 26 marca 2018 r.: „2. Istotą art. 29 ust. 3a ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1579) nie są pracownicy jako osoby, ale rodzaje świadczeń dla których wykonawca nie może unikać zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Dla egzekucji tego obowiązku nie jest konieczne, aby wykonawca zatrudniał konkretną liczbę pracowników, ale to, aby pracownicy mający w zakresie swoich obowiązków czynności wskazane przez zamawiającego byli zatrudnieni na umowę o pracę”. Reasumując, świadczenie czynności w zakresie przyjmowania, sortowania, przemieszczania i doręczania przesyłek objętych przedmiotem zamówienia, odpowiada powyżej opisanym cechom konstytutywnym stosunku pracy polegającym na wykonywaniu pracy w sposób określony w art. 22 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t. j. Dz. U. 2018 poz. 917 ze zm.). W konsekwencji zarówno zapis SIWZ, jak i wzoru umowy nie ulega zmianie.

Pytanie 6:

W §  6 ust. 6 wzoru umowy Zamawiający określił termin płatności faktur na 30 dni od dnia wystawienia faktury.

Wykonawca informuje, iż faktury za usługi pocztowe wystawiane są za pośrednictwem scentralizowanego systemu informatycznego, którego wymogi określają takie kryteria jak termin wystawienia faktury, datę wysłania faktury do Klienta, jak również termin płatności będący w ścisłej zależności z terminami sporządzenia faktury. Standardowo obowiązujący termin płatności faktury określony jako 21 dni od daty wystawienia faktury został wprowadzony ze względu na zapewnienie prawidłowego funkcjonowania systemu fakturowania wykonawcy oraz zarządzania płatnościami wynikającymi z zawartych umów. Takie rozwiązanie daje możliwość oszacowania terminów wpływu środków oraz opóźnień w ich płatnościach.

W związku z powyższym zwracamy się z prośbą o wprowadzenie w umowie terminu płatności, określonego jako 21 dni od daty wystawienia faktury VAT?

Odpowiedź 6:

W zawiązku z czasem obiegu dokumentów u Zamawiającego nie wyraża zgody na ww.

Pytanie 7:

Zwracamy się z prośbą o modyfikację zapisu zawartego w W §  6 ust. 8 wzoru umowy na następujący:

„Za dzień zapłaty przyjmuje się dzień uznania rachunku bankowego Zamawiającego”?

Odpowiedź 7:

Zamawiający nie wyraża zgody na powyższą propozycję zmiany.

Pytanie 8:

W § 4 ust. 6 wzoru umowy Zamawiający zawarł zapis „Wykonawca zobowiązany jest do przedkładania, na wyraźne życzenie Zamawiającego, raportu (w formie arkusza kalkulacyjnego oraz w wersji papierowej) ze wskazaniem: 1./ rodzaju przyjętych przesyłek; 2./ danych jednostki organizacyjnej zamawiającego dokonującej nadania (nadawcy); 3./ daty nadania; 4./ ceny przesyłki; 5./ ilości przyjętych przesyłek; 6./ kwoty wystawionych za nie faktur (całkowitej).

Zwracamy się z prośbą o odstąpienie od powyższego wymogu, z uwagi na fakt, iż wykonawca będzie dołączał do faktur szczegółowe specyfikacje, ponadto wykonawca może również udostępnić Zamawiającemu bezpłatną aplikację, wspomagającą proces nadawania przesyłek (tzw. Elektroniczny Nadawca), która zapewnia: elektroniczny proces nadawania przesyłek, generowanie dokumentów nadawczych, łatwe zarządzanie bazą odbiorców (adresatów), dostęp do pełnej dokumentacji związanej z obsługą przesyłek, proste przygotowanie raportów z nadanych przesyłek.

Odpowiedź 8:

Zamawiający odstępuje od żądania raportu w formie arkusza kalkulacyjnego oraz w wersji papierowej, uznając za wystarczające specyfikacje do wystawianych faktur.

Pytanie 9:

Zgodnie z zapisem § 6 ust. 11 wzoru umowy „Wykonawca zobowiązany jest do wskazania na fakturze numeru rachunku rozliczeniowego, który został ujawniony w wykazie podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (tzw. „Biała lista” – art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług – t. j. Dz. U. 2020 r., poz. 106 ze zm.)”.

Z dniem 1 września 2019 r. weszła w życie ustawa z dnia 12 kwietnia 2019 r., wprowadzająca zmiany w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług, umożliwiające utworzenie wykazu podatników VAT (tak zwaną Białą listę podatników). W wykazie zamieszczane są m. in. numery zgłoszonych przez podatników rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą.

Podatnicy dostarczający towary i usługi na masową skalę (np. operatorzy sieci komórkowych, dostawcy mediów, operatorzy pocztowi, w tym Wykonawca), oprócz wyżej wymienionych rachunków rozliczeniowych, w celach operacyjnych wykorzystują rachunki wirtualne (spersonalizowane numery rachunków bankowych), utworzone do rachunków rozliczeniowych, podlegających zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego. Z kolei numery rachunków wirtualnych nie podlegają zgłoszeniu do Urzędu Skarbowego, zatem nie są widoczne w wykazie podatników VAT. Środki pieniężne wpływają (i są księgowane przez bank) na jeden z rachunków rozliczeniowych, z którym rachunki wirtualne (spersonalizowane numery rachunków bankowych) są powiązane. Rachunki wirtualne stosowane są w celu zautomatyzowania i ułatwienia rozliczeń – ich użycie przez wpłacających powoduje, iż system sam rozpoznaje wszystkie parametry przelewu i dokonywane jest jego automatyczne księgowanie na rachunku bieżącym prowadzonym na rzecz sprzedawcy. Bank nie dokonuje fizycznych księgowań na rachunkach wirtualnych, ani nie generuje dla nich wyciągów bankowych.

Należy również zaznaczyć, iż rachunki wirtualne nie są rachunkami rozliczeniowymi w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z  dnia 29 sierpnia 1997 r. - Prawo bankowe, co potwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 15 listopada 2019 r. (nr 0111-KDIB3-2.4018.16.2019.1.MD). Wpłaty na rachunki wirtualne, które są powiązane z rachunkiem rozliczeniowym są traktowane jak wpłaty na rachunek rozliczeniowy, który podlega zgłoszeniu do urzędu skarbowego. Natomiast same rachunki wirtualne nie podlegają obowiązkowi zgłaszania do urzędu skarbowego w celu ich zamieszczenia w wykazie.

Mając na uwadze powyższe, brak wskazanego na fakturze/w umowie rachunku wirtualnego, na wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy o podatku od towarów i usług nie zwalnia kontrahenta od zapłaty zobowiązania na ten rachunek, a także nie upoważnia do dokonania zapłaty na dowolnie wybrany rachunek wykonawcy spośród rachunków widocznych w wykazie, z których niektóre są rachunkami prowadzonymi w walutach obcych.

Dodatkowo należy mieć na uwadze, iż ustawodawca przewidział możliwość niwelowania negatywnych skutków wynikających z dokonania płatności na rachunek inny, niż zawarty w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ustawy o VAT poprzez odpowiednie złożenie zawiadomienia, o którym mowa w art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej.

Uwzględniając przedstawioną argumentację, Wykonawca wnosi o modyfikację treści § 2 ust. 11 i 13 i uwzględnienie następujących postanowień:

1.  Wykonawca oświadcza, iż rachunek bankowy do wpłat, podany w umowie lub na fakturze jest rachunkiem wirtualnym (zwany dalej wirtualnym rachunkiem bankowym) i nie jest rachunkiem rozliczeniowym, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe.

2. Wykonawca potwierdza, iż rachunek bankowy, o którym mowa w pkt. 1 jest powiązany z rachunkiem bankowym, który jest rachunkiem rozliczeniowym w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe i został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego oraz został umieszczony i będzie uwidoczniony przez cały okres trwania i rozliczenia Umowy w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm. dalej: Wykaz).

Odpowiedź 9:

Zamawiający nie zmienia dot. zapisów umowy, w tym dotyczących Białej Listy, natomiast dopuszcza możliwość  „iż rachunek bankowy do wpłat, podany w umowie lub na fakturze może być rachunkiem wirtualnym (zwanym  wirtualnym rachunkiem bankowym) który nie jest rachunkiem rozliczeniowym, o którym mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe, przy zastrzeżeniu iż Wykonawca potwierdza, iż rachunek bankowy, o którym mowa tj. wirtualny rachunek bankowy, jest powiązany z rachunkiem bankowym, który jest rachunkiem rozliczeniowym w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe i został zgłoszony do właściwego urzędu skarbowego oraz został umieszczony i będzie uwidoczniony przez cały okres trwania i rozliczenia Umowy w wykazie, o którym mowa w art. 96b ustawy z dnia 11 marca 2004r. o podatku od towarów i usług prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2174, z późn. zm. dalej: Wykaz)”.

Pytanie 10:

W § 9  wzoru umowy zamawiający przewidział kary umowne:

• § 9 ust. 1 pkt 1.1 w przypadku nienależytego wykonania umowy w zakresie nie objętym przepisami Rozdziału 8 ustawy – Prawo pocztowe, w wysokości 5% wartości wynagrodzenia brutto należnego Wykonawcy w miesiącu, w którym nastąpiło uchybienie,
• § 9 ust. 2 w przypadku odstąpienia od umowy wskutek okoliczności od Zamawiającego niezależnych w wysokości 10% wynagrodzenia brutto niewykonanego zakresu umowy.

Wykonawca wskazuje, że budzącym wątpliwości jest stwierdzenie– wynikające z ww przepisów wzoru umowy, że to Zamawiający jednostronnie stwierdza, czy zaszły okoliczności mogące stanowić podstawę do rozwiązania umowy i w konsekwencji do nałożenia kar (brak w umowie opisanego procesu weryfikacji należytego wykonania umowy i sposobu wspólnej weryfikacji prawidłowości wykonania przedmiotu zamówienia), co świadczy o tym, że Zamawiający stawia się na pozycji uprzywilejowanej zakłócając jedną z naczelnych zasad prawa w cywilnego (równości stron stosunku cywilnoprawnego), a także stojąc w sprzeczności z stanowiskiem prezentowanym w orzecznictwie.

Praktykę obciążania Wykonawcy karą w wysokości nieadekwatnej do stopnia niewywiązywania się z obowiązków umownych, przy jednoczesnym braku wyznaczenia odpowiedniego terminu na usunięcie naruszeń zakwestionowała KIO w wyroku z dnia 6 września 2011 roku (sygn. akt KIO 1800/11): „Zamawiający w ogóle nie uwzględnił możliwości niezwłocznego usunięcia ewentualnych usterek przez Wykonawcę. Fakt ten sugerowałby, iż celem Zamawiającego nie jest dążenie do należytego wykonania umowy, a samo karanie Wykonawcy nawet za drobne i możliwe niezwłocznie do usunięcia usterki, co narusza art. 5 kc, art. 3531 kc w zw. z art. 14 ustawy pzp”. Zgodnie z cytowanym orzeczeniem, represyjny charakter kary umownej nie powinien dominować nad jej odszkodowawczą funkcją. Ponadto wskazać należy, że wyrażona w art. 3531 kc swoboda umów (z której Zamawiający mógłby wyciągać błędny wniosek, że wysokość kary umownej można ustalić w dowolnej wysokości), nie ma charakteru absolutnego i doznaje ograniczeń wynikających m. in. z właściwości stosunku prawnego, czy zasad współżycia społecznego.

 Z uwagi na konieczność dostosowania postanowień wzoru umowy do realnych potrzeb w zakresie zabezpieczenia uzasadnionego interesu Zamawiającego oraz obowiązujących przepisów i wytycznych wynikających z orzecznictwa, wnosimy o wyjaśnienie:                   

 - czy w celu umożliwienia należytego wykonania umowy Zamawiający dopuszcza zmianę postanowień  wzoru umowy poprzez określenie zamkniętego katalogu przypadków nienależytego wykonania umowy, o których mowa w § 9 ust 1pkt 1.1 stanowiących podstawę do nałożenia kary,

 - czy zamawiający uzupełni § 9 przez dodanie kolejnego ustępu uwzględniającego po stronie Zamawiającego konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego w zakresie stwierdzonego przypadku nienależytego wykonania umowy (z udziałem Wykonawcy) przed nałożeniem danej kary umownej.

Jednocześnie czy Zamawiający zgodzi się na złagodzenie kar przewidzianych w § 9 ust. 1pkt 1.1, oraz w  § 9 ust. 2?

Odpowiedź 10:

Zamawiający częściowo uwzględnia wniosek Wykonawcy i dokonuje zmiany wzoru umowy w tym zakresie poprzez dodanie :

Do treści § 9 ust. 1zwrotu „po przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego  zasadność i wysokość naliczonej kary umownej zgodnie z ust. 4 niniejszego paragrafu umowy:”

Do treści § 9 ust. 4 dwóch zdań :

Wykonawca przyjmuje zgłoszenia i reklamacje oraz udziela informacji dotyczących umowy w …………………………………………(adres, stanowisko, imię, nazwisko, tel. kontaktowy, e-mail) w formie pisemnej lub elektronicznej. Załatwianie reklamacji następuje w takiej formie, w jakiej została wniesiona (pisemnie lub elektronicznie). Wykonawca zapewnienia podstawowe standardy jakościowe obsługi tj. przyjmowania zgłoszeń i rozpatrywanie reklamacji od Zamawiającego nie później niż w terminie 14 dni od dnia złożenia wniosku lub zgłoszenia reklamacji, przy czym brak rozpatrzenia wniosku lub reklamacji we wskazanym terminie uznaje się za jego/jej uznanie (pozytywne rozpatrzenie).”

Pytanie 11:

Prosimy o potwierdzenie iż w § 11 ust. 3 powinien być przywołany w miejsce ust. 2 lit d)  - ust. 2 lit e)?

Podobnie w § 11 ust. 5 czy w miejsce przywołanego ust. 2 lit. e) oraz f) oraz g) czy nie powinien być przywołany ust 2 lit. f), g) i h)?

Odpowiedź 11:

Zamawiający wyjaśnia, iż w treści  § 11 ust. 3 powinien być przywołany w miejsce ust. 2 lit d) - ust. 2 lit e) oraz w treści  § 11 ust. 5 powinien być przywołany w miejsce ust. 2 lit. e) oraz f) oraz g) - ust. 2 lit. f) oraz g) oraz h).

Pytanie 12:

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmiany postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w przypadku zmiany „cen jednostkowych brutto” w poszczególnych pozycjach wpisanych przez Wykonawcę w Formularzu cenowym, w sytuacji spowodowanej zmianami tych cen w sposób dopuszczony przez Prawo Pocztowe? Czy jeżeli w trakcie obowiązywania umowy nastąpi zmiana w zakresie cen jednostkowych poszczególnych usług, Zamawiający, po uprzednim pisemnym zawiadomieniu ze strony Wykonawcy o zaistnieniu tego zdarzenia, zobowiązuje się do uiszczenia opłaty za świadczone usługi w wysokości obowiązującej na dzień wystawienia faktury VAT?

Odpowiedź 12:

Zamawiający nie uwzględnia wniosku Wykonawcy i nie dokonuje zmian w treści SIWZ w tym zakresie.

Pytanie 13:

Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zastosowanie - w czasie trwania kontraktu -  taryf specjalnych, o których mowa w Rozdziale 7 Regulaminu świadczenia usług powszechnych, dostępnym na stronie internetowej wykonawcy www.poczta-polska.pl? Wykonawca informuje, że możliwość skorzystania ze stosowanych przez niego taryf specjalnych wiąże się z koniecznością zrealizowania przez Zamawiającego dodatkowych czynności związanych z przygotowaniem lub opracowaniem przesyłek oraz nadaniem przez Zamawiającego określonego wolumenu w ustalonym okresie czasu?

Odpowiedź 13:

Zamawiający zgadza się na ww.

Pytanie 14:

Czy Zamawiający dokona modyfikacji Szczegółowego Opisu Przedmiotu Zamówienia (Załącznik A do Zaproszenia) w zakresie opisu rozmiarów przesyłek listowych, zgodnie z poniższym?

tj. zastąpienie gabarytów A i B formatami przesyłek:

S – maksymalny wymiar koperty C5 (162 × 229 x 20mm) do 500g,

M – maksymalny wymiar koperty C4 (229 × 324 x 20mm) do 1000g,

L– ponad wymiar koperty C4, (suma wymiarów nie może przekroczyć 900mm, przy czym długość nie może być, większa niż 600mm) - do 2000g.

Odpowiedź 14:

Zamawiający zgadza się na ww.

Pytanie 15:

W formularzu cenowym w wierszu 13 i 14 Zamawiający przewidział do wyceny przesyłki nierejestrowane, niebędące przesyłkami najszybszej kategorii, w obrocie zagranicznym. Z uwagi na fakt iż ta usługa nie jest realizowana przez wykonawcę czy Zamawiający zmodyfikuje formularz poprzez usunięcie poz. 13 i 14 ewentualnie czy Zamawiający przyjmie w tych pozycjach  wycenę jako dla przesyłek nierejestrowanych będących przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym?

Odpowiedź 15:

Zamawiający przyjmie w tych pozycjach wycenę jako dla przesyłek nierejestrowanych będących przesyłkami najszybszej kategorii w obrocie zagranicznym.

Pytanie 16:

Zwracamy się z prośbą o wydłużenie terminu składania ofert

Odpowiedź 16:

Zamawiający informuje, iż w termin składania ofert został wydłużony do 23.10.2020r.

Jednocześnie zamawiający informuje, iż powyższe pytania i odpowiedzi, wyjaśnienia do Zaproszenia, stanowią jego integralną część.

Z poważaniem,

Jan Wojas

Otrzymują:

1. Uczestnicy postępowania;

2. Strona internetowa UJ;