Pytania i odpowiedzi do treści Zaproszenia

DZIAŁ ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO

Ul. Straszewskiego 25/2, 31-113 Kraków

tel. +4812-663-39-03, fax  +4812-663-39-14;

e-mail: bzp@uj.edu.pl www.uj.edu.pl

www.przetargi.uj.edu.pl

Kraków, dnia 26.05.2020r.

Dotyczy: postępowania prowadzonego w trybie zaproszenia do składania ofert, w oparciu w oparciu o art. 138o ust. 2 – 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (t. j 2019 poz. 1145 ze zm.), którego przedmiotem jest wyłonienie Wykonawcy w zakresie przeprowadzenia szkoleń z zakresu rozwoju osobistego, kompetencji interpersonalnych i zarządczych dla pracowników Uniwersytetu Jagiellońskiego w podziale na 17 części.

Pytania i odpowiedzi do treści Zaproszenia

Szanowni Państwo,

W odpowiedzi na poniżej cytowane, zapytanie jednego z potencjalnych wykonawców, dotyczące treści Zaproszenia, uprzejmie wyjaśniamy co następuje:

Pytanie 1:

Czy można składać oferty częściowe?

Odpowiedź 1:

Tak, treść Zaproszenie dopuszcza składanie ofert częściowych.

Pytanie 2:

Czy szkolenia będą finansowane w co najmniej 70% ze środków publicznych a co za tym idzie zastosowanie będzie miała stawka VAT ZW?

Odpowiedź 2:

Tak, Zamawiający potwierdza - stawka zwolniona z podatku VAT na podstawie § 3 ust. 1 pkt 14 rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2013 r. w sprawie zwolnień od podatku od towarów i usług oraz warunków stosowania tych zwolnień (t. j. Dz. U. 2018 poz. 701 ze zm.),

Pytanie 3:

Czy załącznik numer 2 tj. program szkolenia należy dołączyć wraz z ofertą? Czy też można dołączyć go na późniejszym etapie ?

Odpowiedź 3:

Powyższy załącznik należy złożyć wraz z ofertą.

Pytanie 4:

Miejsce szkolenia:  Czy  dopuszczają Państwo możliwość, aby sala szkoleniowa znajdowała się na terenie Krakowa w  odległości do 6 km od Collegium Novum / ul. Gołębia 24, 31-007 Kraków?

Odpowiedź 4:

Zamawiający nie dopuszcza zwiększenia odległości. Informujemy, iż wskazaną w treści zaproszenia odległość należy rozumieć jako odległość w linii prostej.

Pytanie 5:

Prosimy o potwierdzenie czy jeżeli chodzi o szkolenie z zakresu zarządzania zmianą – część 15, chodzi o realizacje 1 edycji szkolenia.

Odpowiedź 5:

Tak. W przypadku szkolenia z Zarządzania zmianą jest to 1 edycja szkolenia.

Pytanie 6:

Czy referencje potwierdzające należyte wykonanie usługi należy dołączyć do Wykazu szkoleń zrealizowanych dla Wykonawcy? Czy także dla wykazu szkoleń zrealizowanych przez trenera?

Odpowiedź 6:

Zgodnie z zapisami Zaproszenia i jego załączników referencje (o ile Wykonawca je posiada) należy załączyć do wykazu szkoleń zrealizowanych przez Wykonawcę, jak również do wykazu szkoleń zrealizowanych przez trenera, z zastrzeżeniem, że dowodami potwierdzającymi należytą realizację przy osobie trenera mogą być dowody potwierdzające należytą realizację usługi przez podmiot realizujący usługę szkoleniową lub też przez osobę trenera (w zależności od tego jakie dokumenty Wykonawca posiada).

Pytanie 7:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - § 2 ust 1. - Do realizacji szkolenia nie będziemy potrzebowali danych takich jak numer telefonu oraz płeć. Prosimy o wykreślenie tych podpunktów.

Odpowiedź 7:

Zamawiający modyfikuje zapisy pozostawiając tylko imię i nazwisko oraz adres e-mail.

Pytanie 8:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - §3 ust 3. pkt 2) - Czy wystarczą upoważnienie, które dajemy pracownikom przy podpisaniu umowy o pracę? Dodatkowo zaznaczamy, że  ustanie zatrudnienia nie zwalnia osób mających dostęp do Danych Osobowych z obowiązku zachowania tajemnicy poprzez dodanie odpowiednich zapisów w upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych dla tychże osób.

Odpowiedź 8:

Tak, chodzi o upoważnienia, które Państwo wydajecie swoim pracownikom.

Pytanie 9:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - §4  ust. 6. pkt 1) - poza dokumentami poufnymi, stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa, chronionymi na mocy umów zawartych  z  kontrahentami (np. z akredytorem) oraz dokumentów zawierających treści stanowiące tajemnicę handlową (nazwa Wykonawcy) a także poza dokumentami zawierającymi chronione dane osobowe.

Odpowiedź  9:

Art. 28 ust. 3 pkt. RODO stanowi podmiot przetwarzający udostępnia administratorowi wszelkie informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków określonych w niniejszym artykule oraz umożliwia administratorowi lub audytorowi upoważnionemu przez administratora przeprowadzanie audytów, w tym inspekcji, i przyczynia się do nich.

Zatem wszystkie dokumenty i informacje w zakresie realizacji niniejszej umowy i wykazania stosowania RODO np. przed PUODO.

Pytanie 10:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - §4  ust. 6. pkt 2)a - Czy możemy prosić o wydłużenie okresu do 48 h?

Odpowiedź 10:

Zamawiający wyraża zgodę.

Pytanie 11:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - §4  ust. 7 –

Wykonanie audytu nie może prowadzić do naruszenia zasad ochrony danych osobowych istniejących u Wykonawcy, w szczególności nie może skutkować niedozwolonym ujawnieniem danych osobowych przez niego przetwarzanych, a także stosowanych przez niego środków, metod i praktyk służących ochronie tych danych.
Każda osoba przeprowadzająca czynności audytowe w imieniu Zamawiające podpisze stosowne oświadczenie o obowiązku zachowania w poufności informacji pozyskanych w trakcie wykonywania audytu, pod rygorem odmowy dopuszczenia danej osoby do jego przeprowadzenia.
Czynności audytowe mogą być prowadzone pod warunkiem pisemnego uprzedzenia Wykonawcy o zamiarze ich przeprowadzenia z 7 dniowym wyprzedzeniem. Osoby wykonujące czynności audytowe zobowiązane są stosować się do poleceń przedstawicieli Wykonawcy związanych z dostępem do pomieszczeń, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych w celu zapewnienia należytej ochronnych danych osobowych przetwarzanych przez Wykonawcę

Odpowiedź 11:

Zamawiający nie wyraża zgody na ten zapis, ponieważ np. w przypadku naruszenia powierzonych danych musimy mieć dostęp do tego jak one były zabezpieczone, czyli np. do Polityk czy instrukcji, wykazu osób upoważnionych, wglądu do treści upoważnień w zakresie powierzonych danych, rejestru kategorii w zakresie powierzonych danych itp., aby móc zgłosić naruszenie do PUDO zgodnie z formularzem organu nadzorczego. Z audytów, które prowadzone były w podmiotach przetwarzających w imieniu UJ jako administratora zgodnie z RODO Zamawiający otrzymywał dostęp do takich informacji.
Zamawiający wprowadza po § 4 ustępie 7, ustęp 8 o treści „Przedstawiciele Zamawiającego przeprowadzający audyt  są zobowiązani stosować się do poleceń przedstawicieli Wykonawcy związanych z dostępem do pomieszczeń, urządzeń, nośników oraz systemów informatycznych w celu zapewnienia należytej ochronnych danych osobowych przetwarzanych przez Wykonawcę”
Zamawiający informuje, iż § 6 ust 1 Zasad reguluję tą kwestię i zamawiający nie dokonuje zmiany zapisów.

Pytanie 12:

Pytanie do zasad powierzenia przetwarzania danych osobowych  - §6  ust. 3 – Prosimy o dodanie zdania: jeżeli w ocenie Wykonawcy zalecenia będą zgodne z przepisami prawa.

Odpowiedź 12:

Zamawiający dodaje w §6, ust. 4 o treści „   4. Zalecenia Zamawiającego wskazane w ust. 3 powyżej musza być zgodne z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa oraz wytycznymi, opiniami i decyzjami, w tym dotyczącymi bezpieczeństwa systemów informatycznych wydanymi przez Prezesa UODO.”

Pytanie 13:

Jeżeli chodzi o cześć 15 zamówienia – szkolenie z zakresu zarządzania zamianą, nasz trener prosił o doprecyzowanie czy istnieje możliwość rozszerzenia czasu trwania szkolenia do 2 dni szkoleniowych?

Odpowiedź 13:

Zamawiający nie zwiększa czasu trwania szkolenia.

Pytanie 14:

Numer, który pojawia się w miniportalu „80.272.130.2020" To numer BZP czy TED czy referencyjny?

Odpowiedź 14:

Przy tym zamówieniu jest to numer referencyjny.

Pytanie 15:

Wybierając odbiorcę oferty w epuap – wybieramy „Uniwersytet Jagielloński” – jaka nazwa skrzynki epuap?

Odpowiedź 15:

Nazwa to „Uniwersystet Jagielloński”

Pytanie 16:

W zapytaniu mowa o tym, że otwarcie ofert elektronicznych nastąpi poprzez odszyfrowanie ofert za pomocą klucza prywatnego – czy my mamy gdzieś na jakimś etapie składania oferty wygenerować taki klucz, nadać go i posłać? Czy jakoś inaczej? Tego nie znalazłam w instrukcji na miniportalu.

Odpowiedź 16:

Klucz prywatny staje się dostępny dla Zamawiającego po upłynięciu terminu otwarcia ofert. Zamawiający pobiera go osobiście.

Zamawiający informuje, iż powyższe pytania i odpowiedzi do Zaproszenia, stanowią jego integralną część.

Z poważaniem,

Artur Wyrwa